1. Cominciare pensando alla delega
A ben guardare, in tutte le cose c’è una prima elaborazione, quella mentale in cui in noi nasce l’idea, e una seconda elaborazione, quella fisica, in cui l’idea viene tradotta in pratica. Anche nel delegare c’è un prima e un dopo. Prima, si pensa cosa bisogna fare, cosa si vuole ottenere e, poi, si comunica a chi deve svolgere l’attività cosa deve essere fatto.
2. Delegare significa …
Nel linguaggio comune, la delega è identificata con l’azione attraverso la quale si trasferisce qualcosa ad altri: un lavoro o una parte di esso; una responsabilità o un potere. Nell’ambito lavorativo bancario, la delega, se pensata in termini di efficacia operativa, diventa uno strumento al alto valore aggiunto nella crescita della filiale o dell’ufficio. Il direttore di filiale che delega al collega l’attività di contattare telefonicamente i clienti per fissare un appuntamento di vendita, sicuramente potrà dedicare il tempo che avrebbe “speso” per le telefonate, ad analizzare la posizione del cliente, a valutare quali prodotti o servizi offrirgli, a pianificare le diverse fasi della consulenza di vendita. Così, allo stesso modo, il responsabile di un ufficio di sede che delega al collega alcune attività operative potrà dedicare il tempo risparmiato ad approfondire alcune novità normative che hanno un impatto sul lavoro da svolgere, piuttosto che cercare di trovare la soluzione ad un problema specifico. In conclusione, quindi, delegare è la capacità di gestire ed organizzare il lavoro senza avere la pretesa di gestire tutto in prima persona. Delegare efficacemente significa crescere e questo vale sia per gli individui che per le organizzazioni.
3. Scegliere la delega
Come base di partenza, si possono distinguere due forme di delega che S. R. Covey chiama: delega al fattorino e delega di responsabilità. La delega al fattorino si traduce, sostanzialmente, in un dare delle disposizioni rigide e definite: “vai a prendere quel fascicolo, utilizza solo quel modulo, dimmi quando hai finito”. Diversamente, la delega di responsabilità si concentra sul risultato che si vuole ottenere. Essa non predefinisce il metodo da utilizzare ma lascia le persone libere di scegliere come fare. La differenza tra le due forme di delega, è: nel primo caso si trasferisce un metodo (come fare) nel secondo caso si comunica cosa si vuole ottenere (risultato atteso).
4. Comunicare la delega: i 5 passi
Non vi è dubbio che la delega di responsabilità è sicuramente la più efficace in quanto permette di investire un’ora di sforzo e ottenere 10 o 50 o 100 unità di risultati in più. Risultati che non si sarebbero ottenuti lavorando da soli. Affinché la delega sia operativamente efficace è tuttavia necessario seguire un percorso fatto di 5 passi fondamentali.
1. COMUNICARE CHIARAMENTE I RISULTATI ATTESI. E’ importante utilizzare una modalità comunicativa molto chiara. L’interlocutore deve comprendere quello che gli viene chiesto di fare, deve capire, senza dubbi di sorta, cosa deve raggiungere. Il focus va sull’importanza di condividere il risultato in modo esplicito, affrontando fin da subito dubbi e perplessità. Questo passaggio richiede inizialmente un investimento reale di tempo e di sforzi, ma farà risparmiare un’enormità di tempo e di fatica lungo la strada.
2. COMUNICARE LE LINEE GUIDA. Una delega in bianco, cioè senza stabilire i parametri entro cui la persona deve svolgere il lavoro delegato potrebbe portare ad un fallimento. Dare le linee guida significa, quindi, lasciare la responsabilità dei risultati e la libertà di muoversi all’interno di un perimetro definito. Nella comunicazione delle linee guida, è fondamentale trasferire alla persona delegata anche le conoscenze acquisite con l’esperienza: le difficoltà che si possono incontrare, ciò che non vale la pena di fare, i “segreti” operativi che posso condurre a buoni risultati.
3. COMUNICARE LE RISORSE. Nella delega, non basta far capire i risultati che si vogliono ottenere, bisogna esplicitare quali e quante risorse materiali, tecniche, organizzative e umane la persona potrà avere a disposizione per svolgere il lavoro.
4. COMUNICARE COME SI VALUTA. Nella delega di responsabilità è fondamentale condividere come sarà valutato il lavoro, ossia i criteri in base a quali si potrà dire se i risultati definiti a monte sono stati raggiunti.
5. COMUNICARE LE CONSEGUENZE. E’ importante definire puntualmente quali saranno le conseguenze della valutazione del lavoro svolto. Va precisato che le conseguenze potranno essere sia positive che negative.
Domande che potete porvi quando scegliete di delegare ad altri un lavoro
- · Qual è il lavoro da svolgere?
- · Quale risultato voglio ottenere?
- · Quali competenze devono essere agite per svolgere questo lavoro? Quale è la più importante/critica?
- · Tra i mie collaboratori chi possiede queste competenze?
- · Quali parole, esempi, paragoni devo utilizzare nel delegare il lavoro?
- · Come verifico se il collega ha compreso correttamente il risultato atteso?
