Le riunioni sono, almeno in teoria, un momento importante per condividere modi di lavorare, risultati raggiunti, obiettivi sfidanti da perseguire, decisioni strategiche. Insomma se ben gestite le riunioni sono strumento di knowledge management capace di creare vero valore aggiunto. Le riunioni, ad esempio, possono diventare un’occasione di partecipazione attiva alla definizione dell’organizzazione commerciale della filiale e un’opportunità di scambio di “buone pratiche” all’interno del gruppo di lavoro. Spesso però, nella pratica, le riunioni vengono vissute come noiose e poco utili. Si è rilevato come all’interno delle banche in media tre riunioni su quattro si concludono in modo non operativo. Le persone lasciano cioè l’incontro senza aver deciso cosa e come fare, i tempi di realizzazione e il metodo di monitoraggio delle attività e dei risultati. Per essere veramente efficaci, le riunioni, vanno pianificate, coordinate e svolte ponendo molta attenzione ai contenuti trattati e alle relazioni che si generano tra i partecipanti.
Cosa fare perché le riunioni commerciali siano veramente utili
Definizione dell’obiettivo – Chi la pianifica dovrebbe definire l’obiettivo commerciale della riunione in modo chiaro e circoscritto, per evitare divagazioni e interventi che non affrontano aspetti centrali.
Gestione dei tempi – Fissare un orario di inizio e di fine e rispettarlo a costo di non aver raggiunto l’obiettivo della riunione (vedi punto successivo). Può suonare strano ma il mancato rispetto degli orari è uno degli aspetti che demotivano di più i partecipanti (e li fa continuare a ritardare: chi arriva puntuale una volta, quella successiva si sente autorizzato ad arrivare in ritardo). Perciò bisogna avere coraggio di chiudere la porta e cominciare.
Gestione degli interventi – Soprattutto nelle situazioni (consigliate) di riunioni brevi che richiedono alta focalizzazione, interventi che deviano su argomenti diversi o marginali rispetto all’ordine del giorno rischiano di produrre una perdita di tempo. Il moderatore può riportare il discorso al tema principale chiedendo: “In che modo la considerazione che ha fatto si riferisce all’argomento che stiamo affrontando?”, o in modo più direttivo “Il tempo a disposizione è limitato e la questione che stai sollevando non è centrale…ne possiamo riparlare in una riunione successiva”.
Concludere in modo operativo – Quando c’è tempo per poter concludere in modo operativo si prende una decisione, e si individua chi deve fare cosa ed entro che tempi. E’ importante fissare un appuntamento successivo di verifica in cui si analizzerà ciò che è stato fatto in base agli accordi presi. Buona regola sarebbe verbalizzare per iscritto ogni riunione. La conclusione può anche consistere nel fatto che non si può prendere una decisione e si devono raccogliere più dati per poter decidere. Se non c’è tempo per completare il processo decisionale avviato, si può terminare definendo la successiva riunione in cui portare a termire la decisione in sospeso.
Coinvolgere attivamente i partecipanti – Nell’ordine del giorno, indicato nella comunicazione di convocazione della riunione, spieghiamo ai partecipanti l’obiettivo pratico della riunione: “ci riuniamo per raccogliere e condividere le migliori strategie, idee, esperienze fatte per incentivare lo sviluppo commerciale della banca” e spieghiamo anche cosa ci aspettiamo da loro: ” arrivare alla riunione con idee appuntate..”.
Abbiamo parlato di riunioni operative, ossia riunioni dalle quali ci attendiamo di terminare con un piano di azioni da compiere. A volte può sembrare che la riunione non abbia obiettivo operativo, come nelle riunioni orientate a passare informazioni in modo unidirezionale. In realtà, a ben pensarci anche quelle riunioni hanno uno scopo operativo: quantomeno che le persone apprendano quelle informazioni. E del resto se desidero che apprendano delle informazioni probabilmente ci attendiamo che ne facciano un determinato utilizzo. In questo senso ogni riunione è operativa e perciò si possono applicare le regole che abbiamo descritto.
